間もなく産休に入る同僚の元に、
転勤で他県に行った上司からお祝いが届いたそうで。
「お祝い貰ったのはいいけど、メールでお礼するのって失礼かなぁ…」
と困り顔で相談してきました。
出産祝いをいただいたのはいいけれど、メールでお礼を言うのは失礼じゃないか。
あなたも同じように思っていませんか？
でも、貰ったままで何もしないのはもっと失礼になるような…(；´Д｀)
そこで今回は
- 出産祝いのお礼はメールでいいの？
- メールを書くときに場合に注意したいポイントは？
という部分を掘り下げていきたいと思います。
メールを送るか迷っているあなた、まずはここを読んで参考にしてくださいね^^
直接会うのが難しい場合はメールでOK！
出産祝いは、赤ちゃんが生まれてから貰うことがほとんどです。
しかし、今回のように、産休に入る前に先に渡しておくね
というパターンもゼロではありません。
同じ社内にいる人ならば、もちろん直接その場でお礼を伝えることが出来ますが、
他県に転勤してしまった上司の場合、直接会って話をすることは難しいです(；´Д｀)
電話でも良いのですが、相手が営業中だったり、
業務外などだと、かえって失礼になることがあります…
そこで、活躍するのが、メールです！
最近では、社内メールを使っている会社も多いですよね。
文明が生み出した便利ツールであるメールを、
惜しげもなく使うのが、一番お互いに負担が少なくいです。
メールを送るのは3日以内に
「お礼をメールでしていいなら、時間がある時に送ろう♪」
なんて思ってませんか？
残念ながら、それは間違ってますよ！
相手にお礼のメールを送る目安は、
お祝いをいただいてから3日以内です！
お礼のメールというのは、あくまで「取り急ぎ」のもの。
つまり「今度実際にお会いする時までの間」「お返しの品を渡すまでの間」
を繋ぐためのものが、お礼のメールの役割なんです。
お祝いをいただいたら、まずは躊躇せずにお礼のメールを送りましょう。
ただし、忘れてはいけないのは、
この時送るメールは「取り急ぎ」であるということです。
メール文面の中に、「取り急ぎ、御礼まで」という言葉を入れるといいですね！
その後無事に赤ちゃんが生まれたら、内祝いを贈る時に一筆手紙を添えて、
改めてお祝いを頂いたことのお礼を、伝えるようにしましょう。
もしも、出産祝いを貰ってから3日以上過ぎてしまっていたら…
今すぐ、お礼のメールを送ってください(^_^;)
贈った側からすれば、無事にお祝いが届いたのかな？
と不安に思っていますよ。
ちなみに、この時送るメール文には、
「お祝いを頂いたにも関わらず、ご連絡が遅くなり申し訳ございませんでした」
という感じで、一言お詫びを添えることもお忘れなく。
無事に贈り物が届いてたことがわかるだけで、相手も安心してくれますよ。
メール文面はビジネスマナーを守って
さて、いざメールでお礼をしようと決めたのはいいけれど、
一体どんな風に書けばいいのでしょう？
お祝いを贈ってくれるくらい仲のいい上司だから、砕けた文面でも良い？
と思いがちですが、相手は上司という立場の人です。
最低限のビジネスマナーを持って文面を作りましょう。
本来であれば、面と向かってお礼を言うべきところを、
そうは出来ないからメールを使うわけです。
どんなに仲のいい上司でも、ここは感謝の意を伝えることが
目的であることを忘れないようにしましょう。
ちなみに、ビジネスマナーは必要ですが、
メール文全体の量としてはそう多くなくて大丈夫です。
お礼のメール文を書くときは、
- 冒頭文
- 相手を気遣う一文
- お祝いに対するお礼
- 今後ともお付き合い下さいという内容の一文
- 「取り急ぎ 御礼まで」の一文
という形を頭に置きながら、出来るだけ簡潔に書いてみましょう。
ちなみに、１の冒頭文は、「拝啓」から始まるものですが、
ここには、時候の挨拶を入れるとベストです。
本来メールには時候の挨拶は入れないのですが、
今回のようなお礼のメールは手紙の代替になります。
手紙の場合、冒頭文は「拝啓」＋「時候の挨拶」が基本なので、
お礼のメールを書くときも、入れた方が見た目も良くなりますよ(*^_^*)
「ありがとう」の気持ちを最初に伝える
贈り物を贈る側は、「これ、気に入ってくれたらいいな」と少なからず思っています。
出産祝いともなれば、生まれてくる赤ちゃんの成長も、
一緒に願ってくれているものです。
そういった気持ちのこもった贈り物をいただいているのですから、
お礼は一日でも早く相手に伝えてあげるべきです。
ありがとうという気持ちが通じれば、
必ずしも形式ばったメールじゃなくても大丈夫です。
あなたらしい「ありがとう」のお礼メールを作ってくださいね！
